Для каждого типа транспортного средства разработаны и утверждены индивидуальные бланки: унифицированная форма путевого листа грузового автомобиля 2022 года закреплена в постановлении Госкомстата от 28.11.1997 № 78. По закону № 402-ФЗ от 06.12.2011, применять утвержденные формы не обязательно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк с учетом особой специфики деятельности предприятия. На практике подавляющее большинство учреждений и ИП пользуются унифицированными формами.
Для грузовиков действуют две формы путевки, утвержденные Госкомстатом: № 4-С (ОКУД 0345004) и № 4-П (ОКУД 0345005). Путевые листы формы № 4-С используются организациями, в которых начисление заработной платы водителям производится сдельно, а форма 4-П — для повременной оплаты. Не исключено применение обоих бланков в одном учреждении.
Новые правила заполнения
С 01.01.2021 правильное заполнение путевого листа грузового автомобиля регулируется приказом Минтранса № 368 от 11.09.2020. Приказ от 18.09.2008 № 152 отменен.
Как заполнять НОВЫЙ ПУТЕВОЙ ЛИСТ для грузоперевозок в 2023 году
Законодатели закрепили перечень обязательных реквизитов, без которых документ признают ничтожным. Отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.
Если в документе не будут прописаны все обязательные реквизиты, то сотрудники ГИБДД вправе оштрафовать собственника авто и водителя. Налоговики не примут путевой лист в качестве подтверждения расходов, пересчитают налоговую базу и выпишут Штраф .
Инструкция, как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля в 2022 году:
- Указать название и номер документа, дату формирования (выписки). Следует строго соблюдать хронологический порядок при нумерации путевок.
- Определить период действия документа, то есть срок, на который он выписан — на один день или несколько дней, если рейс превышает продолжительность смены.
- Внести сведения о собственнике транспортного средства, включая ОГРН (ОГРНИП — для частников).
- Вписать данные водителя авто: Ф.И.О. и номер действующего водительского удостоверения.
- Указать информацию о транспорте: госномер, марка, прицеп (при наличии).
- Записать сведения о перевозке — о видах сообщения и видах перевозки.
- Закрепить данные одометра перед выездом и по возвращению в гараж и точную дату и время начала рейса и возвращения в гараж (на парковку).
- Проставить подпись, Ф.И.О. и должность ответственного работника, который снял и записал показания одометра, дату и время.
- Указать дату и время медицинского осмотра водителя перед выездом и по возвращению.
- Получить подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который провел осмотр. При наличии проставляется штамп, но он не обязателен. Достаточно только подписи медработника.
- Внести информацию о прохождении технического осмотра перед выездом в рейс в формате ДД/ММ/ГГГГ, часы и минуты. Проставить подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр автомобиля (механик, контролер, мастер).
Такой осмотр стал необязательным для легкового транспорта, эксплуатируемого для собственных нужд компании. Отметка о предрейсовом, предсменном и послерейсовом контроле необязательна. А вот для коммерческих перевозчиков и предприятий, эксплуатирующих автобусы и грузовики в собственных целях, — обязательна.
Составляется документ всегда в единственном экземпляре. Заполненный документ заверяет руководитель, ставится круглая печать (при наличии). Готовую путевку передают водителю.
По окончании рейса (выполнения задания) водитель передает документ ответственному лицу бюджетной организации под подпись. Выписывать новый лист не следует, пока водитель не отчитается по предыдущему.
Особенности учета и хранения документации
Учитывать путевки следует в журнале регистрации путевок. Бланк разрешено разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Либо использовать унифицированную документацию по форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденную постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.
Порядок заполнения журнала учета путевок основан на хронологической регистрации всех выписанных бланков в организации. Отдельным приказом закрепите ответственного за составление журнала. Если в бюджетной организации используется собственная форма журнала, то следует утвердить и порядок его заполнения.
Ответственное лицо следует ознакомить с данным порядком под подпись.
Храните путевки и регистрационные журналы не менее 5 лет — такие требования прописаны в ст. 553 приказа Росархива № 236 от 20.12.2019. Если документ является единственным подтверждением вредных и опасных условий труда, то его необходимо хранить 75 лет.
Если отсутствует путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя или организации, то налоговики оштрафуют на 200 рублей за каждый непредоставленный документ для камеральной проверки.
Ответственность и штрафные санкции
За правильность, достоверность и полноту сведений, указанных в документации, ответственность несет руководитель и ответственные сотрудники. Верно составленная путевка — это не только основание для списания расходов, но и подтверждение того, что ТС исправно, водитель вправе управлять машиной, прошел медосмотр и прочее.
Сотрудник ГИБДД за непредоставленный или неверно составленный путевой лист выпишет штраф в размере от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ ). А если сотрудники ФНС обнаружат значительные ошибки в заполнении путевок, то исключат произведенные расходы по ним, пересчитают базу налога на прибыль и выпишут штраф.
Так выглядит образец путевого листа по форме 4-С:
А это путевой лист на газель по форме 4-П:
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
- Александр Стрельченко
По общему правилу, закрепленному в статье 194 ТК РФ , взыскание действует год, затем отменяется автоматически. Давайте разберемся, как отменить наказание досрочно.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания — это распорядительный акт, которым сотруднику назначают наказание за допущенное нарушение. Издать его разрешено не только в течение месяца с момента проступка, для некоторых случаев срок составляет три года.
Путевой лист легкового автомобиля — это отдельный вид первичной подтверждающей документации. Его должны оформлять все организации, эксплуатирующие транспортные средства. Если документ заполнить неправильно, налоговая не признает его законным.
Чтобы отправить сотрудника на обучение, бюджетной организации необходимо оформить особый приказ. Разберемся, что важно указать в этом документе.
Порядок применения путевого листа
Обязательная форма путевого листа не предусмотрена законодательством. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать бланк, исходя из собственных нужд.
Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и форма 4-П, которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.
Они отличаются способом исчисления оплаты за Услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк — при повременной системе оплаты.
В качестве сопроводительного документа помимо путевки водителю вручается товарно-транспортная накладная на груз.
Путевой лист грузового автомобиля выписывается ответственными лицами в компании на один день или смену. В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.
Путевой лист грузового автомобиля образец заполнения
Разберем на примере как заполнить путевой лист.
Лицевая сторона
Компания ставит на нем свой фирменный штамп. Документ должен иметь номер, который определяется при регистрации его в специальном журнале, а также дату его заполнения.
Далее нужно указать название предприятия, его адрес, номер телефона, а также код ОКПО .
При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.
Ниже записываются Ф.И.О. водителя, его табельный номер и реквизиты прав на управление транспортным средством.
Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.
В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра. В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня.
В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.
Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж. После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.
Перед выездом на линию медик должен осмотреть шофера и поставить на путевки допуск в виде штампа.
Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.
В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д
Оборотная сторона
На оборотной стороне водитель или представитель организации-заказчика делает записи о ходе выполнения задания: во сколько и куда прибыла машина, количество и номера сопроводительных документов. Все эти данные желательно заверить печатями и подписями ответственных лиц контрагентов. Таблица визируется диспетчером и шофером.
Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.
В нижней таблице диспетчер заносит результаты по расходу топлива, рассчитанные при применении норм и по факту использования горючего. Далее проставляется время работы машины с расшифровкой по видам периодов. В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж.
Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.
Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.
Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.
Нюансы
В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица — механика, диспетчера и самого водителя.
Бланк путевого листа
Вам также может понадобиться
Путевой лист легкового автомобиля, по межотраслевой форме №3.
Для чего необходимо составлять путевые листы
Если компания использует транспортные средства, то она должна организовать правильный учет показателей его работы.
Это необходимо не только для осуществления планирования затрат на его эксплуатацию, обоснованности налоговых расходов, но и для обеспечения безопасности машин как для работников компании, так и для третьих лиц.
Для этих целей субъекты могут разрабатывать и применять путевые листы, в которых отражается время работы транспорта, километраж, время простоев, количество перевезенного груза и т.д. Существуют рекомендованные Росстатом формы документов, которые подразделяются на два вида — 4-С и 4-П.
В путевом листе производятся отметки всех ответственных лиц, отвечающих за его безопасность, о допуске как самого автомобиля, так и водителя к работе. В данном бланке заправщик отражает количество топлива выданного на данную машину, а расчетчик определяет плановый и фактический его расход.
Внимание ! В этом документ водитель отражает подробный путь следования автомобиля, с фиксацией точных адресов. Это позволяет руководству определить как исполняются порученные задания и доказать клиентам, что соответствующие услуги оказаны.
Путевой лист может оформляться на каждый день, а при необходимости на рабочую смену. При осуществлении перевозок груза и пассажиров, путевой лист является одним из наиважнейших документов.
Форма 4-П
Путевой лист 4-П применяется в случаях, когда происходит учет работы транспорта на основании фиксации времени его эксплуатации. Этот документ заполняется, когда за использование автомобиля плата рассчитывается исходя из повременных расценок.
К примеру, когда транспортное средство осуществляет перевозку грузов, а оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения автомобиля в работе. Однако, при его применении существует ограничение. Такой путевой лист может оформляться, если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения.
Форма 4-С
Используется для оформления работы транспортных средств чаще всего именно данная форма 4-С. Она позволяет учесть сдельные показатели применения автомобиля.
Такой путевой лист применяют перевозчики, которые взимают плату за тонна-километры.
Образец заполнения формы 4-С в формате Excel.
Образец заполнения формы 4-П в формате Excel.
Порядок хранения документа
Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.
Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.
А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.
Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.
Как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля: основные правила и реквизиты
Далеко не каждому владельцу транспортного средства необходимо заполнять путевые листы. Или тому, кто отвечает за управление им. Когда нужно заполнять путевой лист на легковой автомобиль и как это сделать, вы можете узнать в материалах данной статьи.
Для чего нужен путевой лист?
Ведение бухгалтерии юридическими лицами предполагает обязательное заполнение путевых листов. Этот документ интересен и представителям налоговых служб.
Путевой лист – это разновидность первичной документации, позволяющая не только учесть расходы в связи с приобретением бензина, но и вычитать их из общей налоговой базы.
Главная функция таких листов – возможность уменьшить налог, уплачиваемый в бюджет.
В некоторых ситуациях заполнение документа становится обязательным.
Что представляет собой бланк этого документа?
Путевой лист – документ, подтверждающий законность и наличие права на управление транспортом.
Бланк выдаётся юридическими лицами, владеющими автомобилем. Документ содержит информацию о времени в пути, пробеге, расходе бензина и других характеристиках авто.
Всегда ли нужно составлять путевые листы на автомобили?
Перечислим водителей, освобождённых от подобных обязанностей:
- Если юрлицо является владельцем ТС.
- При применении ТС с оформленной собственностью на физлицо. И при использовании авто в личных целях, передаче на основе доверенности.
Что делать при нарушении трудовой дисциплины? Один из вариантов – докладная записка. Образец и правила составления смотрите по ссылке.
Когда возникает необходимость заполнить путевой лист?
Если документ не оформлен, работать запрещают:
- Грузовым автомобилям.
- Легковым автомобилям.
- Троллейбусам.
- Трамваям.
- Автобусам.
И другим разновидностям транспорта, в котором перевозятся пассажиры с багажом. Багажом называют вещи, принадлежащие пассажирам, которые в установленном порядке принимаются к перевозкам.
Груз – название материальных объектов, для которых организуют перевозки. Наконец, пассажиры – группы физических лиц, заключающие соответствующий контракт.
Или лица, для которых заключают договоры фрахтования транспортных средств.
Сроки выдачи путевых листов легкового автомобиля
Слишком много времени и сил может уйти на ежедневное заполнение путеводных листов. Особенно, в маленьких предприятиях без отдельно работающего диспетчера.
Что такое оферта и для чего её используют? Подробная информация есть в данном материале.
Потому многие водители спрашивают, можно ли оформлять документы сразу на несколько дней?
Текст законодательства указывает на возможность оформления не только по каждому дню, но и по сроку не больше, чем на 30 дней.
Порядок заполнения путевого листа на легковой автомобиль по форме 3
Лицевая сторона
Информации надо вносить не так много, как кажется, на первый взгляд:
- Штамп компании всегда проставляют в верхней части. Дата и номер документа ставятся чуть ниже. При необходимости обозначают и серию.
- Следующая графа нужна для названия компании. Там же пишут адрес с телефоном. И код регистрации предприятия в соответствующих органах.
- Затем диспетчер заполняет информацию по транспортному средству, включающую инвентарный гаражный идентификатор, государственный номер и марку.
- Далее идёт строка с ФИО водителей, реквизитами водительского удостоверения, табельным номером.
- Есть и следующий раздел. Но его заполняют только организации с узкой специализацией. Например, службы такси. Им необходимо вписать номера лицензионной карточки.
- После заполнения диспетчера определяют индивидуальные задания для водителей. Документ визируется, передаётся лично шофёру.
Как составляют график отпусков? Что важно учитывать при заполнении формы Т-7 – читайте по ссылке.
Механики пользуются специальным разделом в документе. Они пишут о работе спидометра и неисправностях в транспортном средстве, остатке бензина в баке.
Где можно скачать образец в формате Word?
Чтобы правильно заполнить форму путевого листа лучше сначала посмотреть его образец заполнения. Скачать документ в Word можно здесь.
Механики тоже визируют документы, указывая на них свои персональные данные. Водитель также должен расписаться, когда получает машину в своё распоряжение.
Каждый раз сотрудник отмечает, сколько именно топлива приобрёл на заправке. И какую именно марку использовал. Обязательно указание фактической даты, времени возвращения в гараж.
Отметки о простоях и опозданиях делаются в случае необходимости.
Оборотная сторона документа
Эта сторона нужна водителям. Здесь они отмечают индивидуальный прогресс в выполнении своих служебных заданий. Обязательно писать о местах выезда и назначения.
Период времени, пройденный километраж расшифровываются полностью.
Право на подпись есть у третьих лиц, при их непосредственном участии в выполнении заданий.
Нижняя часть документа требуется для отображения часов за день в общем количестве, километража на основании данных спидометра.
Зарплата работнику определяется на основании этих данных, в зависимости от принятой на предприятии системы. После окончательной фиксации сведений путевой лист передаётся сотрудникам бухгалтерии.
Особые правила по заполнению листов на линии
Есть определённая последовательность действий для тех, кто заполняет документ на линии:
- Точное время обязательно проставляется в часах и минутах. Для этого есть отдельная графа «Время прибытия». Но отражается только тот момент, когда водитель сам показывает путевой лист клиентам или заказчикам.
- Есть графа «Заказчик». Здесь клиенты оставляют свои подписи. Для подтверждения того, что все реквизиты в документе корректны, соответствуют действительности.
- Ещё заполняют графу 21, которая носит название «По прибытии». «По убытию» – соответственно, графа 22. Заказчики ставят здесь все параметры, списывая их со спидометра.
- «Особые отметки» – строка для замечаний со стороны клиентов, если это необходимо.
При изменении графика работы организации обязательно составляется приказ. Пример и правила написания можно посмотреть здесь.
Если машина возвращается в гараж
Работа завершается обычно возвращением авто на территорию гаражей. Документ заполняется в последовательности, чётко описанной в законодательных нормативах.
Её необходимо строго придерживаться.
- «Работа водителя и автомобиля» – раздел, заполняемый механиком. В частности, используется графа 2. Важное требование – точность описания времени возвращения к гаражу. Месяц, год, часы, минуты – в графе должны присутствовать абсолютно все данные.
- «Показания спидометра» – графа 4, которая так же заполняется механиком. Графа 10 – вот где отображается точный «Остаток при возвращении». Графа относится к разделу с «Движением горючего».
В конце механик расписывается, подтверждая точность и достоверность предоставленной информации.
- Техник по ГСМ подключается к работе также на данном этапе. Водитель передаёт ему талончик. После заполняют графу «Сдано» с номером 11. И тоже ставится подпись.
- Подпись в строке «Сдал» ставит сам водитель. Это нужно для подтверждения исправного состояния машины в момент, когда она сдаётся механику. Механик для подтверждения данного факта расписывается в графе «Принял».
- Диспетчер принимает бумаги на последнем этапе. И тоже ставят свою подпись. Проводят регистрацию документа в специальном журнале.
При доставке товаров на предприятие необходимо подписывать специальную бумагу. О том, как составить акт приёма-передачи товаров, вы можете узнать в статье по ссылке.
Заключение
При неправильном заполнении путевых листов на организацию накладывают штрафы. И нарушителю не возмещают налоговые потери, возникшие в связи с работой транспортного средства.
Юридические лица платят штраф в размере 10 процентов от общей суммы произведённых операций.
Совершение любых операций должно подкрепляться соответствующими первичными документами. У каждого из них имеется юридическая сила.
Найти образцы документа с пустыми строками для заполнения легко на специализированных сайтах.
Форма 3 унифицирована. Это значит, что она подходит для любых предприятий, вне зависимости от сферы деятельности.
Каким должно быть агентское вознаграждение и в каких случаях оно выдаётся? Подробная информация в данной публикации.
Можно быть уверенными в том, что заполнение такого документа соответствует всем требованиям законодательства. Главное – помнить о предельном сроке, на который заполняется лист. Этот срок равен месяцу.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в 1С – смотрите в этом видео:
Источник: fbm.ru
Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения, бланк
Содержание
- Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма 4-С)
- Скачать путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения и бланк
Путевой лист грузового автомобиля — первичный документ для учета движения автотранспорта в организации. Путевой лист грузового автомобиля заполняется каждым водителем, выезжающим в рейс. Каждому типу транспортного средства соответствует определенная форма путевого листа. Для грузового автотранспорта предназначены формы 4-С и 4-П. Для легкового автомобиля производится заполнение по форме 3 — скачать, а для автобуса определена форма 6 — скачать.
Путевой лист должен быть всегда в наличии у шофера грузового автотранспорта. Его выдача производится диспетчером компании, когда водитель приступает к выполнению своих должностных обязанностей в смену. Выдача путевого листа может осуществляться и другими работниками компании (к примеру, секретарем или бухгалтером), если организация не имеет большого штата сотрудников.
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма 4-С)
Для грузового транспорта оформляется два типа форм путевых листов: форма 4-С и форма 4-П. Их отличие в том, что форма 4-С предназначена для выдачи сотрудникам, имеющих сдельную оплату труда (то есть расчет заработной платы идет за объем сделанной работы), а форма 4-П выдается тем сотрудникам, которые имеют повременную оплату труда (то есть в основе расчета зарплаты лежит время, отработанное фактически).
Бланк 4-С имеет несколько полей для заполнения, которые содержат основные реквизиты компании, шофера и грузового автотранспорта:
- В поле, предназначенном для компании, указываются ее наименование, ОКПО и адрес;
- В поле, предназначенном для шофера, указываются его ФИО, табельный № и № водительского удостоверения;
- В поле, предназначенном для грузового автотранспорта, указываются наименование автомобиля, его №, № гаража, а также информация о наличии и номерах прицепов.
Пример заполнения данных об автомобиле и водителе в путевом листе
Далее в листе путевого следствия пишутся время выезда из автопарка и показания спидометра на начало рабочей смены. В момент возвращения водителя в гараж, заполняется поле, в котором прописываются время и показания спидометра на конец рабочей смены.
Пример заполнения показателей пробега и времени в пути
Так как документ путевого следствия является основанием для списания ГСМ, в нем необходимо указывать информацию о движении топлива (вид горючего, количество на начало смены, выданное количество, количество на конец смены). Периодически требуется указать коэффициент расхода топлива по отношению к установленным в компании нормам, которые прописываются в приказе на списание ГСМ.
Пример заполнения движения горючего в путевом листе организации
Заполненные данные документа путевого следствия являются основанием для списания расходов на горючее и прочие смазочные материалы. По факту списания, бухгалтером организации составляется акт списания ГСМ.
Маршрут рабочей смены водителя, так же, как и документ путевого следствия, выдается диспетчером, который предоставляет шоферу информацию: куда нужно подать автомобиль, в какое время, где произвести загрузку и разгрузку, а также название груза.
Оформление задания водителю в путевом листе организации
Бланк документа путевого следствия содержит место для удостоверяющих подписей:
- Диспетчера, который выдает документ путевого следствия;
- Механика, который проверяет транспортное средство на неисправности;
- Медицинского сотрудника, который производит осмотр водителя на предмет его трудоспособности по состоянию здоровья;
- Водителя, который трудится в данную смену.
Оборотная сторона документа путевого следствия отражает маршрут водителя, который он подробно заполняет в течение рабочего дня.
Пример оформления оборотной стороны путевого листа
Расчет заработной платы шофера грузового автотранспорта производится бухгалтером компании на основании заполненных данных путевого листа. Если необходимо составить акт контрольного замера топлива, то в этом также помогут данные заполненного документа путевого следствия.
Источник: online-buhuchet.ru